Mise à jour : 09/11/2022
Le recours aux services que propose la fédération AJFormation nécessite que vous ayez pris connaissance de la présente politique de vie privée. Pour toute question la concernant, nous nous tenons à votre disposition via notre adresse e-mail : info@ajformation.be.
Notre politique de confidentialité a pour but de vous informer le plus intelligiblement possible sur la manière dont nous récupérons et traitons vos données à caractère personnel, conformément aux exigences du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ainsi qu’à la législation belge en vigueur relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Conformément à ce règlement, la présente politique de confidentialité a également pour but de vous informer et de vous guider dans l’exercice de vos droits concernant vos données personnelles
et des moyens dont vous disposez pour en contrôler l’utilisation.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est la fédération AJFormation dont le siège administratif est établi au n°12, rue du Centenaire, 7160 Chapelle-lez-Herlaimont.
Adresse e-mail : info@ajformation.be
Coordonnées téléphoniques : (+32) 071 52 11 79
Champ d’application de la présente politique
Cette politique de confidentialité concerne toute personne faisant appel aux services de la fédération AJFormation, ainsi que toute personne entrant en contact avec celle-ci. Il peut notamment s’agir de toute personne participant aux formations organisées par la fédération AJFormation ou souhaitant être au courant de nos activités, et dont les données personnelles sont collectées et traitées par notre institution pour diverses finalités.
Données à caractère personnel collectées et finalités
La fédération AJFormation s’engage à ne collecter et traiter que les données à caractère personnel reçues légitimement, et collecte/traite celles-ci uniquement lorsqu’elles s’avèrent nécessaires pour accomplir les divers services proposés, ainsi que pour assurer son bon fonctionnement. Le traitement de ces données concerne les cas cités ci-après :
Formulaire de contact
Lorsque vous nous contactez par le biais du formulaire de contact, les données collectées consistent uniquement en les données à caractère personnel que vous y inscrivez (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail). Ces données ne sont utilisées que dans un objectif de réponse à la demande que vous nous aurez adressée.- Réception de la newsletter
Vous recevez la newsletter parce que vous figurez dans la liste des services agréés dans le cadre de l’aide à la jeunesse pour lesquels les services de formation regroupés dans la fédération
AJFormation sont règlementairement missionnés. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en nous envoyant un e-mail à l’adresse : info@ajformation.be
Attention, la désinscription à cette newsletter risque de vous empêcher de recevoir les informations sur les formations obligatoires dans le secteur. - Inscription à une formation
Lorsque vous vous inscrivez à l’une de nos formations, seront collectées les données que vous entrez dans le formulaire d’inscription. Il s’agit notamment de votre nom, votre prénom, votre fonction, les coordonnées de votre employeur, votre adresse e-mail, éventuellement vos données de contact téléphonique. Vos nom et prénom sont utilisés afin d’enregistrer votre inscription, votre adresse e-mail nous permet de pouvoir confirmer votre inscription, vous faire parvenir les éventuels supports pédagogiques, vous contacter en cas de nécessité, par exemple dans le cas d’une modification touchant à l’organisation de la formation. Les coordonnées de votre employeur nous permettent de vérifier votre éligibilité au regard du public ciblé par nos activités. Votre profession nous permet de sélectionner les informations susceptibles de vous intéresser eu égard à votre fonction, ainsi que de préparer la formation au mieux en fonction des besoins de votre profession, voire d’établir des statistiques sur cette base.
Stockage des données
Les données nécessaires à la newsletter sont stockées par notre sous-traitant Mailchimp. Mailchimp est tenu de respecter la confidentialité et la protection des données qui y sont stockées. Pour plus d’informations en ce qui concerne la conformité au RGPD du recours aux services de Mailchimp : http://mailchimp.com/fr/gdpr/.
Les données collectées par le biais des formulaires d’inscription aux formations, ainsi que par les formulaires de contact sont quant à elles stockées sur des serveurs internes, disposant d’un double sécurité (combinant un mot de passe et un code envoyé par SMS à la personne souhaitant accéder à ces données).
Mesures de sécurité
La fédération AJFormation dispose de mesures techniques et organisationnelles appropriées, permettant la bonne application des mesures de protection de vos données à caractère personnel. Seules les données à caractère personnel nécessaires pour chacune des finalités précédemment énoncées seront traitées. Les données collectées par la fédération AJFormation ne sont en effet collectées que dans une mesure assez restreinte, et leur consultation nécessite des mots de passe, accès avec clés et d’autres mesures de protection destinées à n’autoriser l’accessibilité de celles-ci qu’à un nombre restreint de personnes au sein de l’institution.
Délai de conservation des données
L’ensemble des données collectées est conservé durant une période n’excédant pas celle nécessaire à l’accomplissement des finalités précédemment mentionnées. Ces délais de conservation peuvent dès lors différer :
- Lorsqu’il s’agit des données collectées dans le cadre de la newsletter, vos données ne seront récoltées et gardées que pour la durée durant laquelle vous restez inscrit à cette newsletter ;
- Lorsqu’il s’agit des données collectées dans le cadre d’une demande d’information de votre part, vos données ne seront récoltées et gardées que pour le temps nécessaire à l’échange d’informations relatives à nos prodruits;
- Lorsqu’il s’agit des données collectées dans le cadre d’une inscription, vos données seront récoltées et gardées durant 10 ans à dater de l’année d’inscription. Ce délai de conservation est nécessaire afin de répondre à vos éventuelles demandes de duplicata d’attestation de présence.
- Lorsqu’il s’agit des données collectées dans le cadre d’une inscription en liste d’attente pour un module de formation, vos données seront récoltées et gardées uniquement durant l’année civile de votre inscription en liste d’attente.
Modification ultérieure de la politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel peut faire l’objet de modifications ultérieures, en fonction des évolutions législatives et institutionnelles. Toute modification fera l’objet d’une mise à jour disponible sur notre site internet.
Vos droits
Droit d’accès
Vous disposez du droit de savoir si vos données seront traitées ou non. A cette fin, non seulement vous disposez du droit d’accéder à vos données si celles-ci sont effectivement traitées, mais vous disposez en plus du droit de demander une copie de ces données. Egalement, il vous est possible à tout moment de nous demander les raisons pour lesquelles ces données sont collectées.
Droit de rectification
Vous pouvez, dans les meilleurs délais, réclamer la rectification de vos données qui seraient inexactes. Si ces données sont incomplètes, vous avez le droit d’obtenir qu’elles soient complétées. Cette rectification peut se faire en nous contactant via l’adresse e-mail mentionnées ci-dessous.
Droit à la limitation
Vous disposez du droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel lorsque certaines situations se présentent, notamment lorsque vous contestez l’exactitude des données collectées. La limitation peut également avoir lieu lorsque vous souhaitez la conservation des données dans une mesure limitée plutôt que leur effacement.
Droit à la portabilité
Vous pouvez demander que les données que vous nous avez fournies, et que nous avons ainsi collectées, vous soient transférées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
Droit à l’oubli
- Vous pouvez nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant, et ce, dans les meilleurs délais, lorsque certaines situations se présente :
- Vous pouvez requérir l’effacement de ces données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
- Il vous est également possible d’en demander la suppression si les données ont été obtenues par le biais de votre consentement et que vous désirez retirer celui-ci ;
- La suppression peut être demandée car vous vous êtes opposés au traitement de telles données, et qu’il n’existe aucun motif légitime impérieux pour tout de même effectuer le traitement ;
- S’il est admis que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Cependant, nous pouvons conserver vos données dans notre base de données lorsque ce traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale en droit belge, ou en droit de l’Union européenne, ou pour exécuter une mission d’intérêt public.
Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons qui tiennent à votre situation particulière, à une traitement des données à caractère personnel vous concernant. Vos données ne
feront donc plus l’objet d’aucun traitement effectué par notre établissement, à moins que ce traitement ne puisse être basé sur des motifs légitimes et impérieux.
Sous-traitance
La fédération AJFormation sélectionne des sous-traitants qu’elle estime nécessaire pour transmettre sa newsletter. Les données collectées par le biais d’une inscription à la newsletter peuvent ainsi faire l’objet d’une sous-traitance. Le sous-traitant, effectuant les traitements découlant d’un contrat conclu à cette fin, présente les garanties suffisantes par la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin que la protection de vos données en soit assurée. La fédération AJFormation s’engage à ce que chaque sous-traitant ne soit autorisé à ne traiter que les données qui lui sont transmises uniquement dans le cadre de sa mission contractuelle, à l’exclusion de toute autre finalité.
Contact
Vous pouvez nous contacter à tout moment pour poser toute question relative à la présente politique de confidentialité, ainsi que pour faire valoir vos droits. A cette fin, vous pouvez nous contacter à l’adresse e-mail suivante : info@ajformation.be.
Si vous estimez toutefois que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en vigueur, il vous est toujours possible d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.